Contezza gaf ons het advies goed na te denken over wat het eindresultaat moest zijn. Als je zoveel documenten gaat verplaatsen, moet je zorgen voor een stevige voorselectie. Zodat je geen onzin meeneemt. Contezza heeft ook zelf grondig onderzoek gedaan naar wat onze behoefte was. Door bijvoorbeeld collega’s te interviewen van verschillende afdelingen, zoals contractbeheer en planning, hebben ze goed in kaart kunnen brengen wat wij nodig hadden.

De samenwerking met Contezza werkt vooral goed, omdat ze nergens omheen draaien en realistisch zijn, aldus Saskia. 'Ze luisteren en durven kritische vragen te stellen om ons na te laten denken over de efficiëntie van onze processen en software.' Het voorkomen van problemen in documentmanagement is nog een pré: 'Met de monitoring software zien ze hoe het systeem draait en waar het blijft hangen. Zo kunnen ze het systeem optimaliseren en echte problemen op tijd voorkomen. ‘

De werkwijze van Contezza kun je wel een ‘close coöperation’ noemen. Het is een continue, nauwe samenwerking.” Adrie spreekt van ‘een stukje echte Contezza-oplossing’. “En daarmee bedoel ik dat het doet wat je er van verwacht.”

Ze hebben ons overtuigd doordat ze van het begin af aan meedachten over onze plannen met Alfresco. Ons brede doel was namelijk het delen van kennis in de gehele organisatie. We hadden een goed eerste gesprek, waarbij het niet direct over het programma of de techniek ging, maar over kennismanagement en hoe wij Alfresco daarvoor in kunnen zetten. Zowel op conceptueel als op technisch niveau vonden we aansluiting.

Tot voor kort ging het opslaan van e-mails en bijlagen bij een zaak heel omslachtig. Medewerkers werden zo behoorlijk ontmoedigd om de bestanden op de juiste plek te archiveren. Hierdoor ontstonden incomplete zaakdossiers. Met Mail&Co kunnen onze medewerkers heel eenvoudig (e-mail)bestanden toevoegen aan een zaakdossier. Met een paar klikken van je muis, is het al geregeld. Met deze oplossing rekenen we op completere dossiers.