|
|
De meeste organisaties gebruiken een gespecialiseerd systeem voor de personeelsadministratie. Maar deze systemen zijn meestal niet het beste jongetje van de klas als het gaat om het beheer van de bijbehorende documenten. Door de personeelsadministratie te koppelen met een documentbeheersysteem voor de personeelsgebonden documenten ontstaan nieuwe, krachtige mogelijkheden voor het beheer en de ontsluiting van deze documenten.
Contezza’s module voor personeelsdossiers in Alfresco combineert een mappenstructuur voor geordende opslag, sjablonen voor permissies op deze dossiers en signalering van incomplete dossiers en documenten die dreigen te verlopen.
Permissie-sjablonen
Door per dossier vast te leggen voor welke medewerker het is bijgehouden en wie het betreffende management is, wordt het mogelijk om het dossier, al dan niet tijdelijk, open te stellen voor deze belanghebbende. Zo kan bepaald worden dat het lijnmanagement schrijfrechten heeft en de medewerker leesrechten. Dagelijks worden uitzonderingen op deze dynamische rechtenstructuur weer in lijn gebracht met het beleid.Verlopende documenten
Personeelsdossiers bevatten documenten die een einddatum kennen. Het verplichte ‘kopie paspoort’ kent een verloopdatum, net zoals een verklaring van goed gedrag of de overeenkomst van een tijdelijke regeling. Door de verloopdatum eenvoudig vast te leggen voor deze documenten wordt u van te voren geïnformeerd als deze documenten hun geldigheid dreigen te verliezen, zodat u tijdig actie kunt ondernemen. U wordt geïnformeerd via uw dashboard of middels een notificatie-email.De kracht van Alfresco
Deze toegevoegde functionaliteit wordt uiteraard gecombineerd met Alfresco’s onvolprezen mogelijkheden voor het zoeken naar documenten, workflows, classificatie en archiefbeheer.Standaard beschikt Alfresco al over:
- Doorzoeken van documenten op trefwoorden in de tekst.
- Extra eigenschappen op documenten, zoals een personeelsnummer.
- Workflows om documenten goed te keuren of te distribueren.
- Online bewerken in MS Office zonder eerst een kopie te hoeven maken.
|
