In Alfresco optimaal benutten, Solutions

Contezza heeft de afgelopen maanden een implementatie van Alfresco Community afgerond bij RIPE NCC (Réseaux IP Européens Network Coordination Centre). RIPE NCC is een stille kracht achter het functioneren van het internet in Europa, het midden-oosten en centraal Azië in haar verantwoordelijkheid om de uitgifte van internet-adressen in goede banen te leiden.

Contezza heeft al in 2009 het fysieke contracten-archief gedigitaliseerd met een team van 5 man, gebruikmakend van Kofax Capture en Alfresco. Hoewel de werkprocessen grotendeels ongemoeid bleven, bracht deze verandering al vele voordelen. Zo konden voorheen de verschillende afdelingen niet tegelijkertijd bij een dossier en na de invoer van Alfresco was die mogelijkheid er wel.  Ook voldeed de fysieke archieflocatie niet meer aan de eisen, en konden de fysieke stukken na de digitalisering op een externe, veilige locatie gearchiveerd worden.

 

De afgelopen maanden zijn ook de werkprocessen gedigitaliseerd. Met de implementatie van Contezza’s module en aanpak voor postverwerking worden nieuwe stukken gescand en digitaal aangeboden aan het juiste team. Binnen het team worden de documenten verwerkt in de achterliggende systemen en wordt het document als verwerkt gemarkeerd. Na het afmelden van de verwerking wordt het stuk automatisch gearchiveerd in het juiste dossier.

De fysieke documenten worden korte tijd op locatie bewaard en daarna fysiek gearchiveerd op een externe locatie. De precieze locatie en identificatie van de archiefdoos wordt in Alfresco vastgelegd, zodat de relatie tussen het digitale document en het fysieke document bewaard blijft.

Met een slimme zoekfunctie en het beheer van staminformatie die gebruikt wordt in zowel Kofax als Alfresco, is het classificeren en terugvinden van informatie aanzienlijk vereenvoudigd.

Na de succesvolle implementatie van Alfresco en Kofax, verzorgt Contezza nu het technisch en functioneel beheer van Alfresco voor RIPE NCC voor zowel Alfresco als Kofax Capture. Hierdoor is RIPE NCC verzekerd van snelle service ingeval van vragen, incidenten en nieuwe ontwikkelingen.

Wilt u ook gebruik maken van onze mogelijkheden voor digitalisering, archivering en postverwerking? Neem dan contact met ons op voor een kennismakingsgesprek.

Recent Posts

Start typing and press Enter to search