Orgaandonatie en -transplantatie is een delicaat proces. Als bemiddelaar tussen donor en ontvanger speelt Eurotransplant op internationaal niveau een belangrijke rol bij de toewijzing en de verdeling van donororganen voor transplantatie. Eurotransplant gebruikt Alfresco voor het medisch dossier. “Je wilt geen haperingen in je systeem, want een orgaan moet natuurlijk zo snel mogelijk vervoerd worden naar het ziekenhuis van de patiënt.”Bijzondere persoonsgegevens
Adrie Rozendaal houdt zich als enterprise architect onder meer bezig met het stroomlijnen van deze bedrijfsprocessen. “Wij gebruiken Alfresco voor het medisch dossier en workflows daar omheen. Alle documenten die wij binnenkrijgen, worden via Alfresco op de juiste manier opgeslagen. Het gaat hierbij om alle informatie met betrekking tot donoren en organen, patiëntgegevens, analysegegevens van laboratoria, ziektebeelden en fotobestanden van organen die je alvast kunt laten zien aan het ‘ontvangende’ ziekenhuis”, aldus Adrie. Omdat het om bijzondere persoonsgegevens gaat, is er een hoge mate van informatiebeveiliging vereist. “We moeten er alles aan doen om die beveiliging te waarborgen.”
Voorheen gebeurde de uitwisseling van gegevens op papier, per fax en e-mail. Adrie: “We hadden behoefte aan een systeem om e-mails en documenten veilig op te slaan en eenvoudig terug te vinden. Toen we kozen voor Alfresco, hoefden we alleen nog op zoek naar een partij die dat kon implementeren. Wij wilden perse de enterprise versie van Alfresco, omdat dit een meer geteste, gewaarborgde en ondersteunde versie is. Een logische keuze, gezien ons kernproces willen we natuurlijk zo min mogelijk risico lopen. Binnen een paar uur moet alles geregeld zijn, dan wil je geen haperingen in je systeem. Een orgaan kan maar beperkt buiten het menselijk lichaam zijn en moet dus zo snel mogelijk vervoerd worden naar het ziekenhuis van de patiënt.” Bij hun zoektocht naar een betrouwbare Alfrescoleverancier kwam Eurotransplant uit bij Tahzoo, die samenwerkte met Contezza.
Close coöperation
Contezza heeft een module geïmplementeerd waarmee de e-mailverwerking is geautomatiseerd. Nu kunnen e-mails en digitale formulieren efficiënt en zonder foutgevoeligheid verwerkt worden tot medische dossiers. “De werkwijze van Contezza kun je wel een ‘close coöperation’ noemen. Het is een continue, nauwe samenwerking.” Adrie spreekt van ‘een stukje echte Contezza-oplossing’. “En daarmee bedoel ik dat het doet wat je er van verwacht.”
Adrie verwacht niet dat het gehele proces gedigitaliseerd zal worden, simpelweg omdat Eurotransplant met te veel verschillende partijen samenwerkt. “Donorziekenhuizen, ziekenhuizen met potentiële ontvangers, laboratoria die weefsel- en bloedonderzoeken uitvoeren, taxibedrijven en luchthavens die het transport van de organen organiseren in acht verschillende landen. We gebruiken Alfresco nu alleen voor documentmanagement. Hoewel we met steeds meer ziekenhuizen rechtstreeks informatie elektronisch uitwisselen, is het niet haalbaar om meer processen uniform te digitaliseren. Dat heeft vooral te maken met de grote hoeveelheid aan ziekenhuizen, met evenveel verschillende systemen die niet naadloos op elkaar aansluiten. Jammer, want daar viel wat mij betreft nog winst te behalen.”
