Ontdekken wat je weet

Wij implementeren al ruim 10 jaar Alfresco. Er zijn verschillende redenen om Alfresco te gebruiken binnen een organisatie en meestal worden een aantal doelstellingen gerealiseerd zoals procesverbeteringen, vindbaarheid van documenten en een betere vorm van samenwerken rondom dossiervorming. Wat steeds meer een rol gaat spelen bij onze klanten is de vraag om analyse van alle documenten en dossiers binnen de organisatie. Hoe krijgen we inzicht in het gebruik van en behoefte aan documenten en dossiers?

Er zijn al verschillende tools beschikbaar zoals Alfresco Analytics en Alfresco Audit Analysis and Reporting (A.A.A.R.). Met deze tools is het mogelijk om meer inzicht te krijgen in het gebruik van Alfresco. Beide tools gebruiken Business Intelligence (BI) tool Pentaho voor het maken van rapporten. Er zijn twee belangrijke nadelen bij het gebruik van deze tools. Allereerst moet je kennis hebben over BI gerelateerde concepten zoals rapportages, data analyse en ETL (Extract, Transform and Load) processen. Voor dit soort zaken heb je een BI specialist nodig die je verder kunt helpen. Een ander nadeel is de architectuur. Er worden nieuwe componenten geïntroduceerd zoals een server voor analyse, extra database en een koppeling met Alfresco. Dit zorgt nogal voor wat impact op de architectuur. Dit proces kost meestal veel tijd en geld en daarom wordt dit meestal uitgesteld of is de drempel simpelweg te hoog.

Wij willen voor onze klanten een eenvoudige manier vinden om snel inzicht te krijgen in het gebruik van Alfresco en daarnaast willen wij zo min mogelijk impact op de architectuur. Binnen Contezza zijn wij een pilot gestart en wij hebben een oplossing gevonden. De oplossing is Contezza Content Intelligence.

Wat is Content Intelligence?
De term is afgeleid van ‘Application Intelligence’. Dit houdt in dat je bestaande problemen van je applicatie probeert te begrijpen. Vervolgens zoek je uit op welke manier de gegevens gebruikt kunnen worden om bijvoorbeeld problemen van klanten op te lossen, je producten te verbeteren en een beter beeld te krijgen van het gebruik. Dit is precies wat wij met Content Intelligence willen bereiken.

Hoe werkt het?
De opzet is simpel. Alfresco stuurt JSON bestanden via REST (Representational state transfer) naar MongoDB (NoSQL). Bovenop MongoDB gebruiken we SlamData voor content analyse. Zowel MongoDB als SlamData zijn open source en kunnen gratis worden gebruikt.

SlamData maakt gebruik van Quasar. Dit is een native NoSQL analytics engine. Hiermee wordt het mogelijk om direct op de MongoDB database SQL queries uit te voeren. Dat is een belangrijk voordeel. Meestal zijn er wel medewerkers binnen een organisatie die SQL kennis hebben. Een voorbeeld van een SQL query is:

SELECT DISTINCT r.mimetype, COUNT(*) AS total
FROM `/prod/alfresco/repository` AS r
WHERE r.displayPath LIKE "/Company Home/Sites/test/documentLibrary/%"
GROUP BY r.mimetype

Bovenstaande SQL query toont alle verschillende documenttypen binnen de site genaamd ‘test’. Met SlamData kun je direct een grafiek hieruit opmaken. Vervolgens kun je dit rapport beschikbaar maken in Alfresco door gebruik te maken van de webweergave (WebView) dashlet dat standaard beschikbaar is.

De gegevens zijn real-time. Verder is het ook mogelijk om met de muis over de balken te slepen voor meer informatie. Naast grafieken kun je ook een tabel tonen zoals is weergegeven in bovenstaande afbeelding. Dit is een voorbeeld, maar de mogelijkheden zijn eindeloos. Er is een SQL Cheatsheet beschikbaar waarbij je kunt zien wat er mogelijk is.

Met de Contezza Content Intelligence oplossing kun je nu op een eenvoudige manier snel inzicht krijgen in alle documenten en dossiers in Alfresco. Naast totalen registreren wij ook verschillende gebeurtenissen (events). Denk bijvoorbeeld aan het aanmaken, bewerken en verwijderen van documenten en mappen. Maar ook zoekopdrachten en het starten van workflows en taken.

Een ander voorbeeld is onderstaande SQL query. Deze query toont alle zoekopdrachten die zijn uitgevoerd met de bijbehorende gebruiker. Met e.created is het ook mogelijk om zoekopdrachten in tijd weer te geven. Bijvoorbeeld, alle zoekopdrachten van afgelopen maand.

SELECT DISTINCT e.fullName, e.term, COUNT(*) as total
FROM `/prod/alfresco/event` AS e
WHERE e.eventType = "executeSearch"
GROUP BY e.term

Naast de meer technische informatie over documenten, wordt het op deze manier ook mogelijk om te zien over welke onderwerpen de organisatie nog relatief weinig weet. Op basis van tags en categorieën houden we bij welke onderwerpen voor de organisatie belangrijk zijn. Door vervolgens te rapporteren over informatie over deze onderwerpen, vormen we een beeld over wat we weten. En belangrijker, we ontdekken wat we nog niet weten. Socrates zou trots op ons zijn 🙂

Interesse? Neem contact met ons op!