In Digitaliseer & Versnel, Nieuws

Klantcase De Drechtsteden: zeven gemeenten, één digitaal loket

Binnen De Drechtsteden werken zeven gemeenten op een vernieuwende manier samen. Ze ontwikkelen samen regionaal beleid, maar blijven tegelijkertijd ook lokale keuzes maken voor de eigen gemeente. Verschillende diensten werden samengevoegd in één service center: Service Center Drechtsteden. Dat was niet vanzelfsprekend, want de verschillende gemeenten beheerden hun archieven en dossiers in verschillende systemen en op verschillende manieren. Dat bleek erg tijdrovend en inefficiënt. Bovendien vergrootte de oude werkwijze de kans op fouten.

Hoe hebben wij De Drechtsteden geholpen?
Eén contentplatform, één zaaksysteem en koppeling met Social Intranet en personeelsadministratie.

Om het samenwerken met de verschillende diensten in het Service Center makkelijker te maken, hebben we de migratie gedaan van de vele decentrale systemen naar één content platform: Alfresco. Tevens is de afhandeling van werkprocessen verplaatst naar één zaaksysteem en is het Social Intranet gekoppeld aan zaakgericht archiveren.

Daarnaast hebben we de aparte systemen voor personeelsadministratie gekoppeld aan een documentbeheersysteem op datzelfde contentplatform. Nu kan De Drechtsteden met Alfresco per dossier rechten toekennen aan management en medewerker. Ook kan de verloopdatum van documenten eenvoudig vastgelegd worden.

Resultaten:
Naadloos samenwerken, efficiënt beheren en ontsluiten van documenten, kostenbesparing, automatiseren van processen, beter klantbeeld en compliancy.

Digitaal samenwerken met Alfresco

 

 

 

 

 

Allereerst heeft De Drechtsteden met Alfresco krachtige mogelijkheden gekregen voor het opslaan, beheren en ontsluiting van documenten. Oude systemen gingen eruit, waardoor De Drechtsteden geen beheer- en licentiekosten meer had.

Daarnaast heeft De Drechtsteden één manier van werken gekregen. Zo gebeurt het overdragen van zaken en dossiers nu op uniforme wijze.

Tevens zijn werkprocessen gedigitaliseerd en is het werken daardoor efficiënter. Systemen kunnen eenvoudig worden gekoppeld, waardoor veel handmatige acties overbodig zijn geworden. Zo is het (handmatig) scannen van personeelsdocumenten niet meer nodig.

Het automatiseren van processen heeft als bijkomend voordeel dat er minder foutjes in het werk sluipen. Er is nu ook een sterke basis om digitaal te kunnen werken in andere processen en om een beter klantbeeld te krijgen van de inwoners van de Drechtsteden.

Tot slot is de Drechtsteden nu beter ‘in control’ en kan goed voldoen aan verplichtingen vanuit de AVG en Archiefwet.

Auteur: Robert Ruiters
R
obert is managing partner bij Contezza en specialist op het gebied van Alfresco Records Management en Alfresco Governance Services. Neem contact op met Robert: robert.ruiters@contezza.nl

Recent Posts

Start typing and press Enter to search

Digitaliseer en versnel met Contezza